Seurakuntien toimintaa ja palveluja voi suunnitella monella tapaa, myös palvelumuotoilun metodein. Palvelumuotoilussa kysytään, minkä asian kehittäminen tuo seurakunnalle eniten lisäarvoa. Tämän jälkeen siirrytään nopeasti tuumasta toimeen. Ideoita testataan heti käytännössä, jotta nähdään, miten ne toimivat oikeassa elämässä ja tunnistetaan virheoletukset.
Seurakunnissa palvelumuotoilijoiden palveluja on käytetty vasta harvakseltaan. Kokemuksia siitä on muun muassa Espoon ja Vantaan seurakuntayhtymien tilasuunnittelusta ja palveluprosessien kehittämisestä.
– Palveluita on suunniteltu aina, mutta ero vanhaan on, että palvelumuotoilussa lähdetään tutustumaan eri tavalla syvemmin palvelun käyttäjäryhmään, kertoo palvelumuotoilutoimisto Palmussa työskentelevä Iikka Lovio.
Kyselylomakkeen lähettämisen sijaan jalkaudutaan ihmisten luo. Heitä haastatellaan ja tehdään huomioita siellä, missä he ovat. Äskettäin kasteen tai häät järjestäneeltä voi varta vasten kysyä, miten homma seurakunnan osalta sujui ja missä olisi parantamisen varaa.
Seurakunnissa on uutta, että ideoita kokeillaan nopeasti
Kun palvelun kohderyhmästä on saatu syvä ymmärrys, piirretään nopeasti kuva siitä, miten palvelu toimisi asiakkaalle ideaalimaailmassa. Ratkaisua kokeillaan heti palvelun oikeiden käyttäjien kanssa.
Lovion kokemuksen mukaan seurakunnissa on uutta, että asioita viedään nopeasti kokeiluun.
– Perinteisessä suunnittelutavassa palvelu suunnitellaan kokoushuoneessa ja yritetään sitten runnoa suunnitelma käytäntöön. Palvelumuotoilussa ideaa mennään testaamaan jo seuraavalla viikolla. Kokeilut voivat olla hyvinkin pieniä. Niiden kautta nähdään, miten joku ratkaisu oikeassa maailmassa toimii ja tunnistetaan nopeasti virheoletukset.
Toiminta etsii itse kohderyhmänsä
Kiimingin seurakunnassa aloitettiin vuosi sitten naisten lenkkiryhmä. Aloitteen teki seurakunnan ideariihi, joka kokoontuu pari kertaa keväisin ja syksyisin. Perhetyöntekijän sijainen Annaleena Peltoniemi on ehtinyt työntekijänä olla ideariihessä mukana vasta kerran.
– Koska silloin tehtiin toimintakertomusta, pyydettiin ideariiheltä palautetta edellisestä vuodesta, jotta toimintakertomuksessa näkyisi myös seurakuntalaisten mielipide. Samalla sateli myös ideoita, mitä voisi tehdä. Ideat ovat joskus lennokkaita, mutta niistä voi pikkuisen muokkaamalla tulla ihan toimivia.
Työntekijät lähtivät viemään lenkki-ideaa eteenpäin. Lenkkeilyn oletettiin kiinnostavan erityisesti vertaistukea kaipaavia äitejä, ja vetäjäksi toivottiin jotakuta vapaaehtoista. Vetäjää ei löytynyt ja toiminta etsi kohderyhmänsä lopulta itse.
– Ryhmän ovat löytäneet ne, jotka sitä kaipaavat ja joita se palvelee. Nyt se on enemmän eläkeikäisten ryhmä, vaikkakin hyvin pirteä. Porukka on aktiivinen ja se on nyt siirretty itseohjautuvaksi ryhmäksi.
Palvelumuotoilu vaatii empatiakykyä ja priorisoinnin taitoa
Palvelumuotoilu on yhteissuunnittelua. Seurakunnassa suunnittelua ja kokeiluja tekevät yhdessä seurakuntalaiset ja ne, jotka toiminnan seurakunnassa toteuttavat. Ammattilaista voi pyytää tarvittaessa apuun.
– Me autamme jäsenymmärryksen hankkimisessa ja priorisoimme ne haasteet, joiden ratkaisu on ideoinnin arvoista. Autamme näkemään, mitä ideoita voisi pienellä vaivalla kokeilla seuraavissa vaiheissa. Jalkaudumme myös, jos on tarvis. Tulkaa meidän kanssamme ja altistukaa ihmisille, Lovio kehottaa.
Palvelumuotoilijalle ammattitaustaa tärkeämpiä ovat henkilökohtaiset kyvyt, joita Lovio luettelee aika liudan.
– Kyky empaattiseen ajatteluun. Kyky konkretisoida ideoita nopeasti, viedä asioita käytäntöön. Kyky oppia kantapään kautta nopeasti ja tehdä korjausliikkeitä, kun lähdetään nopeasti keskeneräisten ideoiden kanssa eteenpäin. Tärkeä on myös priorisoinnin taito.
Palvelumuotoiluun kuuluu tavoitteiden asettaminen ja tulosmittarien määrittäminen yhdessä organisaation kanssa. Mitattavat tulokset ovat metodiikkaa tärkeämpiä.
– Kaikkea voi kehittää, mutta tärkeää on se, minkä asian kehittäminen tuo eniten arvoa. Mikä esimerkiksi saa etäiset jäsenet pysymään jatkossakin kirkon jäseninä? kysyy Lovio.
Yhteissuunnittelu tuo tulosta ja luo yhteisöllisyyttä
Toissa syksynä opiskelija kysyi Oulun seurakuntien yliopistopastori Ari Savuojalta, voisiko kampuksella sijaitsevassa Pyhän Luukkaan kappelissa järjestää opiskelijoille messuja.
– Kokemuksesta tiesin, ettei tällaisia pyyntöjä usein tule, joten ryhdyimme selvittämään, millaista innostusta opiskelijoiden keskuudessa asiaan todella on. Markkinarakoa piti miettiä, koska Oulussa oli jo Tuomasmessuja, Varikko-messuja ja gospelmessuja.
Suunnittelu aloitettiin musiikkipuolelta. Kuukautta ennen ensimmäistä messua oli vielä kaikille avoin suunnittelupalaveri, jossa päätettiin messun nimi ja viikonpäivä yleisöäänestyksellä.
Kerran kuussa perjantaina pidettävä Luukas-messu on vapaaehtoisten suunnittelijoidensa näköinen. Tavallisen näköinen, koska tavalliset ihmiset sen tekevät, sanoo Savuoja. Suunnittelu sujuu sekä Facebook-sivulla että kasvotusten.
– Kokoonnumme puolitoista tuntia ennen messun alkua, niin ihmisten ei tarvitse tulla paikalle kahta kertaa.
Nuoret aikuiset ovat alusta asti pysyneet Luukas-messun kohderyhmänä. Jäykkää liturgiaa ei käytetä, vaan messun juontavat pappi ja diakoniatyöntekijä yhdessä.
– Jutustellaan, ja sitten taas mennään asiaan niin kuin radiossa. Kymppiuutisissakin on aina kaksi uutistenlukijaa. Perinteinen jumalanpalvelus on aikamoinen kulttuurishokki uudelle tulijalle.
Luukas-messuissa käy keskimäärin 30 osallistujaa. Rentoudesta on tullut hyvää palautetta, mutta Savuoja keksii kehittämisenkin paikkoja.
– Vapaaehtoisia on ollut, mutta ajattelin, että heitä olisi enemmän. En tiedä, olisiko syynä messun ajankohta.
Kuva: Raija Kurki