1. Kokouskäytännöt haltuun
Luottamushenkilön perustaitoihin kuuluu kokouskäytäntöjen hallitseminen. Ainakin täytyy osata pyytää puheenvuoro ja repliikkipuheenvuoro, tehdä aloite ja jättää tarvittaessa eriävä mielipide pöytäkirjaan.
Puheenjohtajalta vaaditaan vielä perusteellisempaa kokouskäytäntöjen tuntemista.
Vaikka kokoustaidon perusteet olisivat ennestään tiedossa, luottamushenkilön kannattaa aluksi seurata tarkkaan, millainen tapakulttuuri on juuri siinä toimielimessä, johon hänet on valittu.
Kokouskäytäntö voi poiketa kunnan, järjestöjen ja yritysten käytännöistä ja olla erilainen jopa seurakunnan eri toimielimissä. Esimerkiksi suuren seurakuntayhtymän yhteisen kirkkovaltuuston kokoukset ovat paljon muodollisempia kuin yhtymään kuuluvan yksittäisen seurakunnan seurakuntaneuvoston kokoukset.
Erittäin tärkeää on osata ilmaista asiansa selvästi ja perustella näkemyksensä.
2. Lobbaustaidot tarpeen
Sanalla lobbaaminen on luottamushenkilöiden mielessä huono kaiku. Lobbaus yhdistetään junttaamiseen, painostamiseen ja salamyhkäiseen asioiden hoitamiseen. Tällaista lobbaamista ei pidäkään hyväksyä.
Tarpeellisessa lobbaamisessa taas on kyse siitä, että otetaan päättäjiin aktiivisesti yhteyttä ja välitetään heille tietoa.
Myös seurakunnan luottamushenkilön on uskallettava vaikuttaa päättäjiin ja asioita valmisteleviin tahoihin. Yhteyttä on otettava jo asioiden valmisteluvaiheessa, varsinkin, jos haluaa edistää jotain itselleen tärkeää asiaa ja hallussa on tietoa, joka voi olennaisesti vaikuttaa päätökseen.
Luottamushenkilö ei ole yksityisyrittäjä, vaan asioiden hoito on yhteispeliä. Siksi kannattaa pitää yhteyttä muihin luottamushenkilöihin ja keskustella asioista heidän kanssaan – hyvissä ajoin ennen kokouksia.
Verkostoituminen ja hyvät vuorovaikutustaidot ovat tärkeitä niin lobbarille kuin luottamushenkilöllekin.
3. Oma rooli selväksi
Seurakunta ei ole yritys eikä järjestö. On tärkeää, että luottamushenkilö muistaa tämän ja sitoutuu seurakunnan perustehtävään, joka on Jumalan sanan julistaminen, sakramenttien jakaminen sekä toimiminen kristillisen sanoman levittämiseksi ja lähimmäisenrakkauden toteuttamiseksi.
Päätöksiä tehdessä pitää arvioida, kuinka hyvin ne palvelevat seurakunnan perustehtävää.
Luottamushenkilön on syytä pitää kirkkaana mielessään, mikä on hänen oma tehtävänsä ja roolinsa. Luottamushenkilöt tekevät strategisia päätöksiä, mutta heille ei kuulu operatiivinen johtaminen. Esimerkiksi hengellisen työn osalta se kuuluu kirkkoherralle.
Luottamushenkilöt eivät ole seurakunnan työntekijöiden esimiehiä, eikä heidän tule sekaantua työntekijöiden käytännön työhön.
4. Seurakunta tutuksi
Luottamushenkilön on hyvä olla selvillä kirkon kokonaisrakenteesta ja siitä, missä elimessä mitäkin asioita käsitellään. On syytä tietää, mikä rooli päätöksentekoketjussa on juuri sillä luottamuselimellä, jossa itse istuu.
Vähintään yhtä tärkeää on tietää, mitä seurakunnan eri työaloille kuuluu. Luottamushenkilön kannattaakin tutustua työntekijöihin ja kysellä aktiivisesti heidän kuulumisiaan sekä käydä erilaisissa seurakunnan tilaisuuksissa.
Tavallisilta seurakuntalaisilta saatu palaute ja ehdotukset ovat kullanarvoisia. Valveutunut luottamushenkilö on selvillä myös alueensa yleisestä tilanteesta ja kuulumisista.
5. Jyvälle taloudesta
Talouteen liittyvät asiat voivat tuntua äkkiseltään vaikeilta, mutta niihin kannattaa silti perehtyä. On hyvä osata lukea ainakin talousarviota ja tilinpäätöstä.
Tärkeää on tietenkin tietää myös, mitä numeroiden takana on: mitä seurakunnan perustehtävää edistävää tai tukevaa niillä on tehty tai aiotaan tehdä.
6. Muista myös nämä!
Aloita maltillisesti. Kaikkea ei tarvitse osata, tehdä tai muuttaa heti. Ole sitkeä.
Kysy rohkeasti. Jos et ymmärrä tai tiedä jotain asiaa, kysy muilta luottamushenkilöiltä, seurakuntasi tai seurakuntayhtymäsi työntekijöiltä ja virkamiehiltä. Naapuriseurakuntaan tai tuomiokapituliinkin voit soittaa.
Sitoudu tehtävääsi. Osallistu kokouksiin ja valmistaudu niihin.
Opettele tarkastelemaan asioita kokonaisuuksina, mutta älä ummista silmiäsi myöskään yksityiskohdilta. Muista, että olet päättämässä seurakunnan asioista, et yrityksen.
Juttua varten on haastateltu entisiä ja nykyisiä seurakuntien luottamushenkilöitä sekä kirkkoherraa, hallintosihteeriä ja kouluttajaa.
Juttu on julkaistu aiemmin Kotimaa-lehdessä.