Hyvin vedetty ja valmisteltu kokous on napakka ja keskittyy olennaiseen. Valtuutetuilla on mahdollisuus monipuoliseen keskusteluun, joka ei kuitenkaan mene henkilökohtaisuuksiin. Hyvässä kokouksessa vallitsee järjestys. Siellä tiedetään, mitä ollaan tekemässä ja mistä päättämässä.
Millaisia vinkkejä antaisit kirkkovaltuustojen puheenjohtajille, kouluttaja Tytti Pietilä Agricola Seurakuntaopistosta?
Huolehdi siitä, että kirkkovaltuuston jäsenet saavat riittävän perehdytyksen tehtävään
Kirkkovaltuuston jäsenille ei välttämättä ole itsestään selvää edes se, miten ja missä järjestyksessä päätettävät asiat seurakunnan tai seurakuntayhtymän eri toimielimissä kulkevat. Jäsenten pitää saada riittävä perehdytys paitsi päätöksentekoprosesseista myös omasta roolistaan, mahdollisuuksistaan ja vastuustaan päättäjänä. Lisäksi valtuuston jäsenellä on oltava riittävät perustiedot omasta seurakunnastaan. Valtuuston puheenjohtajana kannat tästä vastuun yhdessä seurakunnan viranhaltijoiden kanssa.
Perehtyminen on mahdollista itse opiskellen ja kokousten yhteydessä, mutta tätä tarkoitusta varten kannattaa kenties varata myös erillinen koulutusilta tai -viikonloppu. Perehdytystä saa myös erilaisilla hiippakunnallisilla ja valtakunnallisilla päivillä.
Kun luottamushenkilö tuntee sekä oman tehtävänsä että seurakunnan toimintaympäristön, se vähentää tarpeettomia ”uusia innokkaita aloitteita” sekä optimoi yhteistä ajankäyttöä.
Luo yhdessä valtuutettujen kanssa valtuuston pelisäännöt
Olennaista on, että jokainen jäsen valmistautuu kokouksiin ennalta ja perehtyy valmisteluasiakirjoihin ja käsiteltäviin asioihin. Tärkeä yhteinen pelisääntö on myös se, että käytettävät puheenvuorot liittyvät kulloinkin käsiteltävään asiaan. Kaikkien tulisi kunnioittaa yhteisiä pelisääntöjä ja etsiä yhteistä parasta. Yhteisiin päätöksiin on sitouduttava silloinkin, kun ne ovat toisenlaisia kuin mitä itse olisi halunnut. Kirkkovaltuuston jäsen voi halutessaan jättää päätöksestä eriävän mielipiteen, mikä on tehtävä heti päätöksentekohetkellä. Eriävä mielipide merkitään pöytäkirjaan.
Kokouksen lopussa voi olla niin sanottuja ilmoitusasioita, joista ei tehdä päätöksiä. Tämä antaa mahdollisuuden vapaampaan keskusteluun. Jonkun kerran vuodessa voidaan käydä saatekeskustelua suurista asioista, jotka menevät virkamiesvalmisteluun ja tulevat vasta myöhemmin luottamuselimen päätettäväksi.
Rajoita liian pitkiä puheenvuoroja
Liian pitkä kokous uuvuttaa kenet tahansa. Puheenjohtajan on voitava rajoittaa liian pitkiä, jaarittelevia puheenvuoroja. Hän voi tilannetajuunsa nojaten keskeyttää liian pitkän puheenvuoron esimerkiksi kysymällä ”Mitä sinä tarkalleen ottaen ja tiivistetysti haluat sanoa tai kysyä?”
Huolehdi, että keskustelu pysyy asiassa
Puheenjohtajan tehtävänä on huolehtia, että puheenvuorot koskevat käsiteltävää asiaa eivätkä esimerkiksi jotakin muuta mielipidettä. Jokainen saa rauhassa puolustaa omaa kantaansa ja olla myös eri mieltä. Kokousedustajat voivat tehdä myös ehdotuksen toisenlaiseksi päätökseksi kuin mitä esityslistassa mainitaan.
Tärkeää on, että kokouksessa ei käydä henkilöiden välistä sotaa, vaan puhutaan yhteisistä asioista, perustellaan omaa mielipidettä ja kuunnellaan muita sekä heidän esittämiään perusteluja.
Valmistele kokous perusteellisesti ja ajoissa
Kirkkovaltuuston puheenjohtaja huolehtii yhdessä seurakunnan johtavien viranhaltijoiden kanssa siitä, että kokousasiat valmistellaan ajoissa ja perusteellisesti, jotta päätöksenteko on mahdollista.
Esityslista on lähetettävä valtuutetuille etukäteen niin pian kuin se on valmistunut, koska kokouksen osanottajien on voitava rauhassa tutustua asioihin. Esityslista on ehdotus kokouksen työjärjestykseksi. Siinä mainitaan asiat järjestyksessä, esitellään päätökseen vaikuttavat seikat ja mahdolliset erilaiset vaihtoehdot sekä tehdään ehdotus päätökseksi.
Kirkkoneuvoston laatimassa ja kirkkovaltuuston hyväksymässä ohjesäännössä määritellään se aika ennen kokousta, jota ennen kokouskutsun on viimeistään oltava toimielinten jäsenillä.
Huolehdi muodollisuuksista, varjele demokratiaa
Puheenjohtaja vastaa siitä, että kokous on päätösvaltainen. Näin on, mikäli kokouskutsu on lähetetty ajoissa sääntöjen mukaan ja läsnä on hallintoelimen säännöksen mukainen määrä jäseniä.
Huolehdi siitä, että kokouksen järjestäytymisasiat ja sääntöjen noudattaminen toteutuvat. Näin varjelet demokratian toteutumista.
Älä unohda hengellisyyttä
Vaikka kirkkovaltuuston päätökset koskevat yleensä muita kuin hengellisiä asioita, on valtuuston kokouskin seurakunnan toimintaa. Se alkaa raamatunluvulla ja rukouksella.